Úspěšný příběh digitální transformace SECO Tools
Jak ACTUM Digital zefektivnil správu poptávek pomocí Microsoft Power Platform
Klient
<p data-pasted="true">SECO Tools se sídlem ve Švédsku je globálním lídrem v oblasti kovového obrábění a je součástí skupiny Sandvik. Díky silné přítomnosti v Evropě, Severní Americe i Asii SECO dodává výrobce v odvětvích jako automobilový průmysl, letectví a strojírenství. Firma je známá pro inovace v systémech nástrojů a svou angažovanost v digitální transformaci výroby a prodeje.</p>
Výzva
<p data-pasted="true">SECO Tools používalo zastaralou aplikaci Lotus Notes pro správu poptávek na zakázkové produkty – proces, který byl čím dál méně efektivní a těžko rozšiřitelný. Systém postrádal automatizaci, přehlednost a integraci s moderními platformami. Obchodníci podávali požadavky přes různé lokální procesy, ale po odeslání ztráceli kontrolu a přehled o stavu. Interní týmy – konstruktéři, nákup a tým Make-or-Buy (MoB) – řešily tyto poptávky manuálně nebo s lokálně vyvinutým IT řešením, což často vedlo k prodlevám, špatnému směrování a nesystematickému sledování.</p>
<p data-pasted="true">Hlavní výzvy zahrnovaly:</p><ul><li><strong>Chybějící centralizovaný systém pro sledování stavu a historie poptávek</strong></li><li><strong>Manuální směrování a přiřazování poptávek interním týmům</strong></li><li><strong>Nedostatek automatizace schvalování a komunikace</strong></li><li><strong>Omezené reportování a sledování KPI</strong></li><li><strong>Právní požadavky na uchovávání dat po dobu 10 let</strong></li></ul><p>SECO potřebovalo moderní, škálovatelné řešení, které by automatizovalo a zefektivnilo celý životní cyklus poptávky –<br>od podání až po vyřízení – a integrovalo se s existujícími systémy jako ERP a PLM.</p>
Řešení
Vlastní aplikace Power Apps
<p>Přátelské rozhraní pro interní týmy k správě dotazů, sledování postupu a přístupu k datům zákazníků a produktů. Aplikace obsahuje strukturované tabulky pro dotazy, účty, prodejní jednotky, kvalifikační pravidla a další. Power Apps BPF vede uživatele předdefinovanými etapami správy dotazů, což zajišťuje strukturované rozhodování, snižuje chyby a zvyšuje produktivitu.</p>
Správa SharePointu
<p>Systém je integrován se SharePointem pro automatické ukládání příloh souvisejících s dotazy do určených složek. Přístup k těmto složkám je omezen na přiřazené uživatele v souladu s předpisy o ochraně osobních údajů, což zajišťuje bezpečnou a efektivní správu dokumentů pomocí automatizace na pozadí.</p>
Fronty položek dotazů
<p>Frontování dotazů bylo navrženo pro zlepšení řízení pracovního procesu tím, že umožňuje vedoucím týmů efektivně dohlížet na úkoly a přiřazovat je. Tento proces zajišťuje, že dotazy jsou řešeny nejvhodnějším členem týmu, čímž se optimalizuje rozdělení zdrojů a produktivita.</p>
Správa časových záznamů
<p>Tato funkce byla vyvinuta pro sledování času stráveného řešením dotazů a identifikaci rozdělení pracovního zatížení mezi členy týmu. Tato funkčnost zlepšuje transparentnost, efektivitu a rozhodování při přidělování zdrojů.</p>
Automatizace kanálování
<p>Podkladový proces spuštěný po odeslání dotazu z portálu Moje stránky. Vyhodnocuje několik podmínek a přiřazuje dotaz příslušnému týmu nebo jej zamítá, pokud nejsou splněna kritéria.</p>
Automatizace směrování
<p>Pro dotazy vyžadující konfiguraci produktu tento proces určuje správný tým konstrukčního inženýrství (ze zhruba sedmnácti týmů) a správně je směruje.</p>
Přehledy a reportování
<p>Systém podporuje sledování a reportování KPI, s možností rozšířit funkce pomocí Power BI pro pokročilou analýzu.</p>
Integrační vrstva
<p>Byly vyvinuty adaptéry pro integraci Power Appu s ERP SECO a portálem Moje stránky, což zajišťuje plynulý tok dat mezi platformami.</p>
Technologický stack
Microsoft Power Apps
<p>Jádrová platforma pro rozhraní správy dotazů.</p>
Power Automate
<p>Řídí procesy na pozadí, jako je směrování a řízení toků.</p>
Služby Azure
<p>Hostuje základní logiku a zajišťuje bezpečný a škálovatelný výkon.</p>
Microsoft Teams
<p>Integrované pro komunikaci a spolupráci v reálném čase.</p>
Integrace Microsoft Exchange
<p>Pro komunikaci s interním týmem a upřesnění informací o dotazech.</p>
Dataverse
<p>Centralizované ukládání dat pro strukturovaný a bezpečný přístup k záznamům dotazů</p>
SharePoint
<p>Ukládání příloh přijatých ze Stránek mého účtu a umožnění uživatelům Power Apps přidávat soubory ze systému, což zlepšuje dostupnost dat v aplikaci.</p>
Výsledky:
Zjednodušené operace
<p>Automatizované směrování a schvalování výrazně snížily manuální práci a zkrátily dobu zpracování</p>
Lepší přehled
<p>Prodejní a interní týmy nyní mají přístup ke stavu a historii dotazů v reálném čase</p>
Vylepšená spolupráce
<p>Integrovaná komunikace v Teams podporuje rychlejší rozhodování a lepší sladění</p>
Soulad a sledovatelnost
<p>Veškerá data o dotazech jsou bezpečně uložena a uchovávána po dobu 10 let, v souladu s právními požadavky</p>
Škálovatelnost
<p>Modulární architektura umožňuje budoucí rozšíření, včetně další automatizace, analýz a celosvětového zavedení</p>
Tento projekt nejen nahradil starý systém, ale vytvořil i základ pro chytrý a agilní přístup ke správě zakázkových poptávek – který umožňuje
SECO poskytovat zákazníkům po celém světě rychlejší a přesnější odpovědi