Erfolgsgeschichte der digitalen Transformation bei SECO Tools
Wie ACTUM Digital die Anfrageverwaltung mit Microsoft Power Platform optimierte
Kunde
<p data-pasted="true">SECO Tools mit Sitz in Schweden ist ein weltweiter Marktführer für Metallzerspanungslösungen und Teil der Sandvik-Gruppe. Mit starker Präsenz in Europa, Nordamerika und Asien bedient SECO Branchen wie Automobil, Luft- und Raumfahrt und Maschinenbau. Bekannt ist das Unternehmen für innovative Werkzeugsysteme und sein Engagement für digitale Transformation in Fertigung und Vertrieb.</p>
Die Herausforderung
<p data-pasted="true">SECO Tools nutzte eine veraltete Lotus Notes-Anwendung zur Verwaltung von Kundenanfragen – ein zunehmend ineffizienter und schwer skalierbarer Prozess. Automatisierung, Transparenz und moderne Integration fehlten. Vertriebsmitarbeiter reichten Anfragen über mehrere lokale Prozesse ein, verloren dann jedoch die Übersicht. Konstruktion, Einkauf und Make-or-Buy (MoB) bearbeiteten diese manuell oder mit eigenen IT-Lösungen, was oft zu Verzögerungen, Fehlleitungen und mangelhafter Nachverfolgung führte.</p>
<p data-pasted="true">Kernprobleme waren:</p><ul><li><strong>Kein zentrales System zur Nachverfolgung von Anfrage-Status oder Historie</strong></li><li><strong>Manuelle Weiterleitung und Zuweisung von Anfragen an Teams</strong></li><li><strong>Fehlende Automatisierung bei Genehmigungen und Kommunikation</strong></li><li><strong>Begrenzte Berichte und KPI-Überwachung</strong></li><li><strong>Rechtliche Anforderungen zur 10-jährigen Datenaufbewahrung</strong></li></ul><p>SECO brauchte eine moderne, skalierbare Lösung, die den gesamten Anfrageprozess automatisiert und optimiert –<br>von Einreichung bis Lösung – und bestehende Systeme wie ERP und PLM integriert.</p>
Die Lösung
Power Apps Benutzerdefinierte Anwendung
<p>Eine benutzerfreundliche Oberfläche für interne Teams, um Anfragen zu verwalten, Fortschritte zu verfolgen und Kunden- sowie Produktdaten abzurufen. Die App beinhaltet strukturierte Tabellen für Anfragen, Konten, Verkaufseinheiten, Qualifikationsregeln und mehr. Indem sie Nutzer durch vorgegebene Phasen der Anfragebearbeitung führt, sorgt Power Apps BPF für eine strukturierte Entscheidungsfindung, reduziert Fehler und steigert die Produktivität.</p>
SharePoint-Verwaltung
<p>Das System ist mit SharePoint gekoppelt, um anfragebezogene Anhänge automatisch in zugewiesenen Ordnern zu speichern. Der Zugriff auf diese Ordner ist nur autorisierten Nutzern gestattet und entspricht den Datenschutzbestimmungen, was eine sichere und effiziente Dokumentenverwaltung durch Hintergrundautomatisierung garantiert.</p>
Anfragenelement-Warteschlangen
<p>Die Warteschlangen für Anfragen wurden entwickelt, um das Workflow-Management zu verbessern, indem Teamleiter Aufgaben effizient überwachen und zuweisen können. Dieser Prozess stellt sicher, dass Anfragen vom am besten geeigneten Teammitglied bearbeitet werden, wodurch Ressourcen optimal genutzt und die Produktivität gesteigert wird.</p>
Zeiterfassung verwalten
<p>Diese Funktion erfasst die auf Anfragen verwendete Zeit und macht die Teamarbeitsbelastung sichtbar. Sie steigert Transparenz, Effizienz und optimiert Ressourcen.</p>
Kanalautomatisierung
<p>Ein Hintergrundprozess, der bei Übermittlung einer Anfrage über das My Pages-Portal gestartet wird. Er prüft verschiedene Bedingungen und weist die Anfrage dem richtigen Team zu oder lehnt sie ab, wenn die Kriterien nicht erfüllt sind.</p>
Routing-Automatisierung
<p>Bei Anfragen zur Produktkonfiguration bestimmt dieser Prozess das korrekte Konstruktionsteam (von etwa siebzehn Teams) und leitet die Anfrage entsprechend weiter.</p>
Dashboards und Berichte
<p>Das System unterstützt KPI-Tracking und Berichterstattung, mit Erweiterungsoptionen durch Power BI für erweiterte Analysen.</p>
Integrationsschicht
<p>Adapter wurden entwickelt, um die Power App mit SECOS ERP und dem My Pages-Portal zu verbinden und einen nahtlosen Datenaustausch über Plattformen hinweg zu gewährleisten.</p>
Ergebnisse:
Optimierte Abläufe
<p>Automatisierte Weiterleitungen und Freigaben verringerten manuellen Aufwand und Bearbeitungszeit massiv</p>
Verbesserte Sichtbarkeit
<p>Vertriebs- und interne Teams haben jetzt Echtzeitzugriff auf den Status und die Historie von Anfragen</p>
Verstärkte Zusammenarbeit
<p>Integrierte Teams-Kommunikation fördert schnellere Entscheidungen und bessere Abstimmung</p>
Compliance und Rückverfolgbarkeit
<p>Alle Anfragedaten werden sicher gespeichert und 10 Jahre lang aufbewahrt, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen</p>
Skalierbarkeit
<p>Die modulare Architektur ermöglicht künftige Erweiterungen, inklusive zusätzlicher Automatisierung, Analysen und globalem Rollout</p>
Das Projekt ersetzte nicht einfach ein Altsystem, sondern legte die Basis für ein intelligenteres und agileres Vorgehen bei Kundenanfragen – und ermöglicht
SECO, Kunden weltweit schneller und präziser zu bedienen