Erfolgsgeschichte der digitalen Transformation bei SECO Tools
Wie ACTUM Digital die Anfrageverwaltung mit Microsoft Power Platform optimierte
Kunde
<p data-pasted="true">SECO Tools mit Hauptsitz in Schweden ist ein weltweit führender Anbieter von Metallzerspanungslösungen und Teil der Sandvik Gruppe. Mit starker Präsenz in Europa, Nordamerika und Asien bedient SECO Hersteller aus Branchen wie Automobil, Luft- und Raumfahrt sowie allgemeiner Maschinenbau. Das Unternehmen ist bekannt für seine Innovationen in Werkzeugsystemen und sein Engagement für die digitale Transformation in Fertigung und Vertrieb.</p>
Die Herausforderung
<p data-pasted="true">SECO Tools nutzte eine veraltete Lotus Notes-Anwendung zur Verwaltung von kundenspezifischen Produktanfragen – ein Prozess, der zunehmend ineffizient und schwer skalierbar war. Das System fehlte es an Automatisierung, Transparenz und Integration mit modernen Plattformen. Vertriebsmitarbeiter reichten Anfragen über mehrere lokale Prozesse ein, verloren danach jedoch die Übersicht und Kontrolle. Die internen Teams – Konstruktion, Einkauf und Make-or-Buy (MoB) – bearbeiteten diese Anfragen manuell oder mit lokal entwickelten IT-Lösungen, was oft zu Verzögerungen, Fehlleitungen und unzureichender Nachverfolgung führte.</p>
<p data-pasted="true">Wesentliche Herausforderungen waren:</p><ul><li><strong>Kein zentrales System zur Nachverfolgung des Anfrage-Status oder der Historie</strong></li><li><strong>Manuelle Weiterleitung und Zuordnung von Anfragen an interne Teams</strong></li><li><strong>Fehlende Automatisierung bei Genehmigungen und Kommunikation</strong></li><li><strong>Begrenzte Berichte und KPI-Tracking</strong></li><li><strong>Rechtliche Anforderungen an eine 10-jährige Datenaufbewahrung</strong></li></ul><p>SECO benötigte eine moderne, skalierbare Lösung, die den gesamten Anfrageprozess automatisiert und optimiert –<br>von der Einreichung bis zur Lösung – und gleichzeitig in bestehende Systeme wie ERP und PLM integriert.</p>
Die Lösung
Power Apps Benutzerdefinierte Anwendung
<p>Eine benutzerfreundliche Oberfläche für interne Teams, um Anfragen zu verwalten, Fortschritte zu verfolgen und Kunden- sowie Produktdaten abzurufen. Die App enthält strukturierte Tabellen für Anfragen, Konten, Verkaufseinheiten, Qualifikationsregeln und mehr. Durch die Führung der Nutzer durch vordefinierte Phasen der Anfragebearbeitung gewährleistet Power Apps BPF eine strukturierte Entscheidungsfindung, reduziert Fehler und steigert die Produktivität.</p>
SharePoint-Verwaltung
<p>Das System wurde mit SharePoint integriert, um anfragebezogene Anhänge automatisch in zugewiesenen Ordnern zu speichern. Der Zugriff auf diese Ordner ist ausschließlich autorisierten Nutzern vorbehalten und entspricht den Datenschutzbestimmungen, was eine sichere und effiziente Dokumentenverwaltung durch Hintergrundautomatisierung gewährleistet.</p>
Anfrageelement-Warteschlangen
<p>Die Warteschlangen für Anfragen wurden entwickelt, um das Workflow-Management zu verbessern, indem Teamleiter die Aufgaben effizient überwachen und zuweisen können. Dieser Prozess stellt sicher, dass Anfragen vom am besten geeigneten Teammitglied bearbeitet werden, wodurch Ressourcen optimal genutzt und die Produktivität gesteigert wird.</p>
Zeiterfassungsverwaltung
<p>Diese Funktion wurde entwickelt, um die für Anfragen aufgewendete Zeit zu erfassen und die Arbeitsbelastung im Team sichtbar zu machen. Sie erhöht Transparenz, Effizienz und verbessert die Ressourcenverteilung.</p>
Kanalautomatisierung
<p>Ein Hintergrundprozess, der bei Anfrageübermittlung über das My Pages-Portal ausgelöst wird. Er prüft mehrere Bedingungen und weist die Anfrage dem richtigen Team zu oder lehnt sie ab, wenn die Kriterien nicht erfüllt sind.</p>
Routing-Automatisierung
<p>Bei Anfragen zur Produktkonfiguration ermittelt dieser Prozess das richtige Konstruktionsteam (von etwa siebzehn Teams) und leitet die Anfrage entsprechend weiter.</p>
Dashboards und Berichte
<p>Das System unterstützt KPI-Tracking und Berichterstattung, mit Erweiterungsoptionen durch Power BI für erweiterte Analysen.</p>
Integrationsschicht
<p>Adapter wurden entwickelt, um die Power App mit SECOS ERP und dem My Pages-Portal zu verbinden und einen nahtlosen Datenaustausch über Plattformen hinweg zu gewährleisten.</p>
Ergebnisse:
Optimierte Abläufe
<p>Automatisierte Weiterleitung und Freigaben reduzierten manuellen Aufwand und Bearbeitungszeit erheblich</p>
Verbesserte Sichtbarkeit
<p>Vertriebs- und interne Teams haben jetzt Echtzeitzugriff auf den Status und die Historie von Anfragen</p>
Verbesserte Zusammenarbeit
<p>Integrierte Teams-Kommunikation fördert schnellere Entscheidungen und bessere Abstimmung</p>
Compliance und Rückverfolgbarkeit
<p>Alle Anfragedaten werden sicher gespeichert und 10 Jahre lang aufbewahrt, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen</p>
Skalierbarkeit
<p>Die modulare Architektur ermöglicht zukünftige Erweiterungen, einschließlich zusätzlicher Automatisierung, Analysen und weltweitem Rollout</p>
Dieses Projekt ersetzte nicht nur ein Altsystem, sondern schuf auch die Grundlage für ein intelligenteres, agileres Vorgehen bei kundenspezifischen Produktanfragen – und ermöglicht
SECO, Kunden weltweit schneller und präziser zu antworten