Succesverhaal van SECO Tools Digitale Transformatie
Hoe ACTUM Digital de aanvragenbeheer stroomlijnde met Microsoft Power Platform
Klant
<p data-pasted="true">SECO Tools, met hoofdkantoor in Zweden, is een wereldleider in metaalbewerkingsoplossingen en onderdeel van de Sandvik Groep. Met een sterke aanwezigheid in Europa, Noord-Amerika en Azië bedient SECO fabrikanten in sectoren zoals auto-industrie, luchtvaart en algemene techniek. Het bedrijf staat bekend om zijn innovatie in gereedschapsystemen en zijn inzet voor digitale transformatie in productie en verkoop.</p>
De Uitdaging
<p data-pasted="true">SECO Tools gebruikte een verouderde Lotus Notes-applicatie om aanvragen voor maatwerkproducten te beheren – een proces dat steeds inefficiënter en lastig schaalbaar werd. Het systeem miste automatisering, transparantie en integratie met moderne platforms. Verkopers dienden aanvragen via verschillende lokale processen in, maar verloren daarna het overzicht en de controle. Interne teams – ontwerpers, inkoop en het Make-or-Buy (MoB) team – behandelden deze aanvragen handmatig of met lokaal ontwikkelde IT-oplossingen, wat vaak leidde tot vertragingen, verkeerde doorverwijzing en inconsistente opvolging.</p>
<p data-pasted="true">Belangrijkste uitdagingen waren:</p><ul><li><strong>Geen centraal systeem voor het bijhouden van aanvraagstatus of geschiedenis</strong></li><li><strong>Handmatige toewijzing en routering van aanvragen naar interne teams</strong></li><li><strong>Ontbreken van automatisering in goedkeuringen en communicatie</strong></li><li><strong>Beperkte rapportage en KPI-monitoring</strong></li><li><strong>Wettelijke eisen voor 10 jaar databehoud</strong></li></ul><p>SECO had een moderne, schaalbare oplossing nodig die de hele aanvraagcyclus kon automatiseren en stroomlijnen – van indiening tot afhandeling – met integratie van bestaande systemen als ERP en PLM.</p>
De Oplossing
Power Apps Aangepaste Applicatie
<p>Een gebruiksvriendelijke interface voor interne teams om verzoeken te beheren, voortgang te volgen en klant- en productgegevens te bekijken. De app bevat gestructureerde tabellen voor verzoeken, accounts, verkoopeenheden, kwalificatieregels en meer. Door gebruikers te leiden via vooraf gedefinieerde fasen voor het beheren van verzoeken, zorgt Power Apps BPF voor gestructureerde besluitvorming, waardoor fouten worden verminderd en de productiviteit wordt verhoogd.</p>
SharePoint Beheer
<p>Het systeem is geïntegreerd met SharePoint om bijlagen met betrekking tot aanvragen automatisch in aangewezen mappen op te slaan. Toegang tot deze mappen is beperkt tot toegewezen gebruikers volgens de privacywetgeving, wat zorgt voor een veilige en efficiënte documentbeheer via achtergrondautomatisering.</p>
Wachtrijen voor vragenitems
<p>Wachtrijen voor vragen zijn ontworpen om het beheer van werkstromen te verbeteren door teamleiders in staat te stellen taken efficiënt te overzien en toe te wijzen. Dit proces zorgt ervoor dat vragen door de meest geschikte teamleden worden afgehandeld, wat de inzet van middelen en productiviteit optimaliseert.</p>
Tijdregistratiebeheer
<p>Deze functie is ontwikkeld om de tijd te volgen die wordt besteed aan het afhandelen van vragen en om de werkverdeling binnen het team inzichtelijk te maken. Deze functionaliteit verbetert transparantie, efficiëntie en besluitvorming bij de toewijzing van middelen.</p>
Kanaalautomatisering
<p>Een achtergrondproces dat wordt geactiveerd bij het indienen van een aanvraag via het Mijn Pagina's-portaal. Het beoordeelt meerdere voorwaarden en wijst de aanvraag toe aan het juiste team of wijst deze af als aan de criteria niet wordt voldaan.</p>
Routing Automatisering
<p>Voor vragen die productconfiguratie vereisen, bepaalt dit proces het juiste ontwerpteam (uit ongeveer zeventien teams) en leidt de aanvraag dienovereenkomstig door.</p>
Dashboards en Rapportage
<p>Het systeem ondersteunt KPI-tracking en rapportage, met opties om functionaliteit uit te breiden via Power BI voor geavanceerde analyses.</p>
Integratielaag
<p>Adapters werden ontwikkeld om de Power App te integreren met SECO’s ERP en My Pages-portaal, wat zorgt voor een naadloze gegevensstroom tussen platforms.</p>
Resultaten:
Gestroomlijnde Operaties
<p>Geautomatiseerde routing en goedkeuringen verminderden de handmatige werkdruk en verwerkingstijd aanzienlijk</p>
Verbeterde Zichtbaarheid
<p>Verkoop- en interne teams hebben nu directe toegang tot de status en geschiedenis van aanvragen</p>
Verbeterde Samenwerking
<p>Geïntegreerde Teams-communicatie stimuleert snellere besluitvorming en betere afstemming</p>
Naleving en Traceerbaarheid
<p>Alle aanvraaggegevens worden veilig opgeslagen en 10 jaar bewaard, in overeenstemming met de wettelijke eisen</p>
Schaalbaarheid
<p>De modulaire architectuur maakt toekomstige verbeteringen mogelijk, waaronder extra automatisering, analyse en wereldwijde uitrol</p>
Dit project verving niet alleen een verouderd systeem, maar legde ook de basis voor een slimmere, wendbaardere aanpak van maatwerkproductaanvragen – waarmee
SECO wereldwijd snellere, nauwkeurigere antwoorden kan geven aan klanten