Automatisierung von Verkaufsanfragen mit hohem Volumen durch agentische AI bei yachting.com
Wie ACTUM Digital eine agentische AI-Automatisierung entwickelte, die einen Katalog mit über 13.000 Booten durchsucht, personalisierte Angebote erstellt und das Verkaufsteam von yachting.com entlastet, damit es sich auf den Abschluss statt auf manuelle Recherche konzentrieren kann. Im Mittelpunkt steht ein Orchestrierungsagent auf Basis von Microsoft Copilot Studio, kombiniert mit einer kundenspezifischen agentischen Such-Middleware auf Azure.
Herausforderung
<p data-pasted="true">Anfragen über Webformulare waren der erste Anwendungsfall von Yachting.com zur Erprobung agentischer Automatisierung im Vertrieb. Ein großer Teil dieser Anfragen erforderte manuelle Nachbearbeitung, um Kunden passende Alternativen zuzuordnen, Angebote zu erstellen und persönlich zu antworten – eine Arbeit, die mit wachsendem Volumen schlecht skalierte.</p>
Für jeden Fall musste der Mitarbeiter den Katalog von über 13.000 Booten manuell durchsuchen, um passende Alternativen zu finden, die auf das Reiseziel, die Daten, den Bootstyp und das Budget des Kunden abgestimmt waren, ein Marken-PDF-Angebot mit der bestehenden Angebotserstellung von Yachting.com erstellen und eine persönliche E-Mail in Tschechisch, Deutsch oder Englisch schreiben, je nach Kunde.
Dies war eine repetitive, zeitaufwändige Arbeit, die mit dem Anfragevolumen schlecht skalierte. Sie band erfahrene Vertriebsmitarbeiter von wertvolleren Gesprächen mit engagierten Käufern ab und führte zu inkonsistenten Reaktionszeiten sowie Angebotsqualität.
Yachting.com brauchte eine Lösung, um diesen manuellen Engpass zu beseitigen, ohne die Arbeitsweise des Vertriebsteams zu stören. Die Lösung musste in den bestehenden Verkaufsworkflow in Salesforce integrierbar sein, die vorhandenen Such- und Angebots-APIs sowie die PDF-Erstellung im Web berücksichtigen und ein Ergebnis liefern, dem ein Vertriebsmitarbeiter vertrauen kann, um es mit minimaler Prüfung zu senden – keine Blackbox, die mehr Aufwand bei der Überprüfung verursacht als sie spart.
Auf einen Blick
13.000+
Boote im durchsuchbaren Katalog
2.
vollautomatisch höchstfrequentierter Anfragekanal
3
Sprachen werden automatisch verarbeitet
6x schneller
Anfragenbearbeitung, gleiche Umwandlungsrate
Kunde
<p data-pasted="true">Yachting.com wurde 2006 gegründet und ist zu einem der größten Yachtcharter-Dienste Europas gewachsen.</p><p>Das Unternehmen ist vor allem in der Ägäis, Adria und im restlichen Mittelmeer aktiv und bedient jede Saison tausende Kunden weltweit mit zigtausenden Booten.</p><p>Zusätzlich bietet es ein breites Spektrum an weiteren Services, von Segelkursen bis hin zur zertifizierten Kapitänsausbildung.</p>
Lösung
<p data-pasted="true">Wir entwickelten eine <a href="/de/services/ai-data">agentische AI-Automatisierung</a>, die den Prozess für alternative Angebote vollständig übernimmt. Die Automatisierung läuft vom Zeitpunkt des Eingangs einer Anfrage im Webformular bis zu einem versandfertigen, personalisierten Angebot, das in der Warteschlange des Vertriebsmitarbeiters bereitliegt.</p><p>Die Lösung kombiniert eine Low-Code-Orchestrierungsschicht mit einem eigens entwickelten agentischen Suchdienst und ist eng in das bestehende <a href="/de/technologies/salesforce">Salesforce</a> CRM und die Webtools von Yachting.com integriert, anstatt sie zu umgehen.</p><p><a href="/services/ai-data"></a></p><p><a href="/services/ai-data"></a></p>
<p>Statt eines monolithischen Bots haben wir die Lösung in <strong>zwei speziell entwickelte Schichten</strong> aufgeteilt, die jeweils eine Aufgabe gut erfüllen und über klare, gesicherte Schnittstellen kommunizieren. Eine <strong>Low-Code-Orchestrierungsschicht</strong> steuert Workflow, CRM-Logik und Spracherzeugung, während ein <strong>kundenspezifischer agentischer Suchdienst</strong> die komplexe Aufgabe übernimmt, Kundenanfragen mit einem großen, ständig wechselnden Bootskatalog abzugleichen. Beide Schichten sind eng in das bestehende Salesforce CRM und die interne Plattform von Yachting.com eingebunden, statt sie zu umgehen.</p>
<p data-pasted="true">Die Lösung wurde erfolgreich produktiv gesetzt und automatisiert vollständig Yachting.coms <strong>zweitstärksten Anfragkanal</strong>. Was früher einen manuellen Katalogdurchlauf, Angebotserstellung im PDF-Format und das Verfassen einer E-Mail in der richtigen Sprache durch einen Vertriebsmitarbeiter erforderte, geschieht jetzt automatisch, durchgängig, sobald ein Kunde eine Anfrage für ein nicht verfügbares Boot stellt.</p><p>Vertriebsmitarbeiter erhalten nun direkt in Salesforce ein vollständiges, überprüfungsbereites Paket inklusive passender Boote, generiertem Angebot und Entwurf für die E-Mail. Sie prüfen, genehmigen und versenden. So verlagert sich ihre Zeit weg von repetitiver Suche und Dokumentenerstellung hin zu Umsatztätigkeiten: dem Abschluss.</p><p>Die Zahlen belegen den Effekt: Die Bearbeitungszeit für unspezifische Anfragen sank <strong>von 18 auf 3 Minuten</strong>, eine sechsfache Beschleunigung, während die Abschlussrate (Anteil geschlossener Opportunities an allen erstellten Opportunities) gleich blieb. Bei dem Volumen an Anfragen, das diesen Kanal durchläuft, bedeutet das täglich mehrere Stunden mehr Vertriebszeit ohne Qualitätseinbußen.</p>
Über die Pilotphase hinaus: ein Agent zum Wachsen gebaut
Da der Agent bereits Wissen über das Geschäft von yachting.com besitzt, eine Live-Verbindung zu Salesforce hat und auf den E-Mail-Client zugreifen kann, könnte die gleiche Grundlage weit über den ursprünglichen Webformular-Anwendungsfall hinausgehen, um weitere dokumenten- und kommunikationsintensive Arbeitsabläufe zu automatisieren. Einige Richtungen, die bei yachting.com es wert sind, erkundet zu werden:
Eingehende E-Mails mit wichtigen Anhängen könnten automatisch erkannt, in Salesforce gespeichert oder an die zuständige Drittpartei weitergeleitet werden.
Bankbenachrichtigungs-E-Mails könnten automatisch gelesen und interpretiert werden, um die entsprechenden Zahlungstransaktionen in Salesforce zu erstellen.
Skipper-Lizenzen, die von Kunden eingereicht werden, könnten aus eingehenden E-Mails extrahiert und direkt im CRM abgelegt werden, ohne manuelle Dateneingabe.
Jeder dieser Punkte würde die gleichen Kernbausteine wiederverwenden: Orchestrierung, CRM-Integration und Dokumenten-/Sprachverständnis. Genau das macht die Architektur über diese einzelne Automatisierung hinaus wertvoll: Es ist eine Plattform, auf der Vertriebs- und Operationsteams weiter aufbauen können.
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