13.000+
Automatiseren van grootschalige verkoopvragen met agentische AI bij yachting.com
Hoe ACTUM Digital een agentische AI-automatisering bouwde die een catalogus van meer dan 13.000 boten doorzoekt, gepersonaliseerde aanbiedingen opstelt en het verkoopteam van yachting.com bevrijdt om zich op conversie te richten in plaats van handmatig onderzoek. Centraal in de workflow staat een orkestratie-agent gebouwd op Microsoft Copilot Studio, gecombineerd met een aangepaste agentische zoekmiddleware op Azure.
Uitdaging
<p data-pasted="true">Webformulier-aanvragen waren de eerste use-case voor agentische automatisering in sales bij yachting.com. Een aanzienlijk deel van deze aanvragen vereiste handmatige opvolging om klanten te matchen met geschikte alternatieven, aanbiedingen op te stellen en persoonlijk te reageren – werk dat moeilijk schaalbaar was naarmate het volume toenam.</p>
Per geval moest de vertegenwoordiger handmatig de catalogus van meer dan 13.000 boten doorzoeken om geschikte alternatieven te vinden die pasten bij de bestemming, data, boottype en budget van de klant, een gebrandmerkte PDF-aanbieding genereren via de bestaande offer-tooling van yachting.com, en een persoonlijke e-mail schrijven in het Tsjechisch, Duits of Engels, afhankelijk van de klant.
Dit was repetitief, tijdrovend werk dat slecht schaalde bij een toenemend aantal aanvragen. Het trok ervaren verkopers weg van waardevolle gesprekken met geïnteresseerde kopers en zorgde voor inconsistenties in reactietijd en kwaliteitsniveau van de aanbiedingen.
Yachting.com had een manier nodig om deze handmatige bottleneck te verwijderen zonder het bestaande werkproces van het sales team te verstoren. De oplossing moest dus aansluiten op de bestaande sales workflow in Salesforce, de bestaande Search en Offer API's en PDF-generatie-tooling respecteren, en output leveren waar een verkoper op kon vertrouwen om met minimale controle te versturen, niet een black-box die meer controle opleverde dan het bespaarde.
In één oogopslag
2e
hoogste volume verzoekkanaal volledig geautomatiseerd
3
talen automatisch verwerkt
6x sneller
aanvraagverwerking, dezelfde conversieratio
Klant
<p data-pasted="true">Opgericht in 2006 is yachting.com uitgegroeid tot een van Europa's grootste jachtverhuurdiensten.</p><p>Met name actief in de Egeïsche, Adriatische en overige Middellandse Zee, bedient yachting.com elk seizoen duizenden klanten wereldwijd met de keuze uit tienduizenden boten.</p><p>Het bedrijf biedt ook een breed scala aan andere diensten, van zeilcursussen tot gecertificeerde kapiteinstrainingen.</p>
Oplossing
<p data-pasted="true">We hebben een <a href="/nl/services/ai-data">agentische AI-automatisering</a> ontworpen en geleverd die het hele proces van alternatieve aanbiedingen volledig overneemt. De automatisering werkt vanaf het moment dat een aanvraag via het webformulier binnenkomt tot aan het punt waarop een kant-en-klare, gepersonaliseerde aanbieding in de wachtrij van de verkoper staat.</p><p>De oplossing combineert een low-code orkestratielaag met een op maat gemaakte agentische zoekservice, en is strak geïntegreerd met yachting.com’s bestaande <a href="/nl/technologies/salesforce">Salesforce</a> CRM en webtools, in plaats van eromheen te werken.</p><p><a href="/services/ai-data"></a></p><p><a href="/services/ai-data"></a></p>
<p>In plaats van een monolithische bot te bouwen, hebben we de oplossing opgesplitst in <strong>twee speciaal gebouwde lagen</strong> die elk één taak goed doen en via schone, beveiligde interfaces communiceren. Een <strong>low-code orkestratielaag</strong> regelt workflow, CRM-logica en taal generatie, terwijl een <strong>op maat gemaakte agentische zoekservice</strong> het zwaardere redeneringsprobleem aanpakt: het matchen van klantverzoeken aan een grote, continu veranderende botencatalogus. Beide lagen integreren strak met yachting.com’s bestaande Salesforce CRM en interne platform, in plaats van eromheen te werken.</p>
Please configure this widget.
De oplossing omvatte
Copilot Studio Orchestratie Agent
<p data-pasted="true">Geactiveerd bij elke webformulierinzending, zet de agent elke aanvraag om in een Salesforce-kans, aanbevolen alternatieven en een PDF-aanbieding.</p><p><br></p>
Agentic Search Middleware
<p data-pasted="true">Een door AI aangedreven zoekdienst op Azure die zoekopdrachtgegevens interpreteert en de beste alternatieve boten identificeert met behulp van yachting.com’s Search en Offer API's.</p>
Geautomatiseerde PDF-aanbieding generatie
<p>Branded PDF-aanbiedingen worden gegenereerd via de bestaande websysteem van yachting.com, waarbij de uitstraling van handmatige verkoopoutput wordt nagebootst.</p>
Meertalige e-mailconcepten
<p>Wanneer alternatieven en het aanbod klaar zijn, stelt de orkestratieagent een gepersonaliseerde e-mail op in het Tsjechisch, Duits of Engels, afhankelijk van de taal van de aanvraag.</p>
Salesforce-integratie
<p>De Salesforce-kans wordt automatisch bijgewerkt met de concept-e-mail, het PDF-aanbod en de geselecteerde boten, zodat alles wat de verkoper nodig heeft op één plek staat, klaar om te bekijken en te versturen.</p>
Veilige API Orkestratie
<p data-pasted="true">De agentgerichte zoekresultaten worden veilig teruggegeven aan Copilot Studio via een API-laag, wat zorgt voor een schone en uitbreidbare integratie met Azure-diensten.</p>
Resultaat
<p data-pasted="true">De oplossing is succesvol in productie genomen en automatiseert nu volledig yachting.com's <strong>tweede grootste aanvraagkanaal</strong>. Wat vroeger een verkoper vroeg om handmatig de catalogus te doorzoeken, een PDF samen te stellen en een e-mail in de juiste taal te schrijven, gebeurt nu volledig automatisch vanaf het moment dat een klant een aanvraag indient voor een niet-beschikbare boot.</p><p>Verkopers ontvangen nu een compleet, kant-en-klaar te bekijken pakket direct in Salesforce, met gematchte boten, een gegenereerde aanbieding en een opgestelde e-mail. Ze hoeven alleen nog te controleren, goed te keuren en te versturen. Dit verschuift hun tijd van repetitief zoeken en documentvoorbereiding naar wat echt omzet genereert: het sluiten van deals.</p><p>De cijfers maken de impact concreet: de verwerkingstijd voor een generieke aanvraag daalde <strong>van 18 minuten naar 3 minuten</strong>, een zesvoudige versnelling, terwijl het conversiepercentage van kansen gelijk bleef. Gezien het volume in dit kanaal vertaalt dit zich in meerdere uren salescapaciteit die elke dag vrijkomen, zonder concessies te doen aan dealkwaliteit.</p>
Please configure this widget.
Het project heeft ook yachting.com geholpen
Verhoogde verkoopcapaciteit
<p>Vertegenwoordigers besteden tijd aan conversie, niet aan handmatig zoeken en documentvoorbereiding.</p>
Gestandaardiseerde aanbodkwaliteit
<p>Elke alternatieve aanbieding volgt hetzelfde merkgebonden, consistente formaat.</p>
Onderhouden meertalige dekking
<p>Geautomatiseerde afhandeling van Tsjechische, Duitse en Engelse aanvragen.</p>
Behouden bestaande technologische investeringen
<p>Gebouwd bovenop Salesforce en bestaande webtools, er niet omheen.</p>
Een herbruikbare agentische basis gecreëerd
<p>Een AI- en data-architectuur (Copilot Studio + Azure AI Foundry + MCP) die kan worden uitgebreid naar andere soorten vragen en kanalen.</p>
Voorbij de pilot: een agent die kan groeien
Omdat de agent al kennis heeft van de bedrijfsvoering van yachting.com, een live verbinding met Salesforce en toegang tot de e-mailclient, kan hetzelfde fundament zich ruim uitstrekken voorbij het oorspronkelijke gebruik van het webformulier om andere document- en communicatie-intensieve workflows te automatiseren. Enkele richtingwijzers die de moeite waard zijn om bij yachting.com te verkennen:
- Binnenkomende e-mails met belangrijke bijlagen kunnen automatisch worden herkend, opgeslagen in Salesforce of doorgestuurd naar de relevante derde partij.
- Bankmeldingen via e-mail kunnen automatisch worden gelezen en geïnterpreteerd om de bijbehorende betalingstransacties in Salesforce te creëren.
- Skipperlicenties die door cliënten zijn ingediend kunnen uit binnenkomende e-mails worden gehaald en direct in het CRM worden opgeslagen, zonder handmatige gegevensinvoer.
Elk van deze hergebruikt dezelfde kerncomponenten: orkestratie, CRM-integratie en begrip van documenten/talen. Dat is wat de architectuur waardevol maakt buiten deze ene automatisering: het is een platform waarop de sales- en operationele teams kunnen blijven bouwen.
Benieuwd hoe een agent-gedreven AI-automatisering repetitieve werkzaamheden van uw salesteam kan wegnemen? Neem contact met ons op om uw use case te bespreken, of verken onze AI- en dataservices en cloudapplicaties om te zien hoe wij soortgelijke uitdagingen in e-commerce en daarbuiten aanpakken.
Praat met onze experts
Algemeen Directeur @ Yachting.com