Über 13.000
Automatisierung des hohen Volumens an Verkaufsanfragen durch agentische AI bei yachting.com
Wie ACTUM Digital eine agentische AI entwickelte, die einen Katalog mit über 13'000 Booten durchsucht, personalisierte Angebote erstellt und das Verkaufsteam von yachting.com entlastet, damit es sich auf den Abschluss statt auf manuelle Recherche konzentrieren kann. Im Fokus steht ein Orchestrierungs-Agent auf Basis von Microsoft Copilot Studio, kombiniert mit einer kundenspezifischen agentischen Such-Middleware auf Azure.
Herausforderung
<p data-pasted="true">Anfragen über Webformulare waren Yachting.coms erster Anwendungsfall für agentische Automatisierung im Vertrieb. Viele Anfragen mussten manuell nachbearbeitet werden, um Kunden passende Alternativen zuzuordnen, Angebote zu erstellen und persönlich zu antworten – eine Arbeit, die bei steigendem Volumen schlecht skalierte.</p>
Mitarbeiter mussten den Katalog mit über 13'000 Booten manuell durchsuchen, um Alternativen passend zu Reiseziel, Daten, Bootstyp und Budget zu finden, ein markengerechtes PDF-Angebot mit der bestehenden Angebotserstellung von Yachting.com erstellen und eine persönliche E-Mail in Tschechisch, Deutsch oder Englisch verfassen, je nach Kunde.
Dies war eine repetitive, zeitaufwändige Arbeit, die schlecht mit dem steigenden Anfragevolumen mithalten konnte. Sie band erfahrene Vertriebsmitarbeiter an Routinetätigkeiten und führte zu inkonsistenter Reaktionszeit sowie variabler Angebotsqualität.
Yachting.com brauchte eine Lösung, um diesen manuellen Engpass zu beseitigen, ohne den Verkaufsworkflow zu stören. Die Lösung musste sich nahtlos in bestehende Salesforce-Workflows integrieren, vorhandene Such- und Angebots-APIs sowie PDFs im Web nutzen und vertrauenswürdige Resultate liefern, die mit minimaler Prüfung versendet werden können – keine Blackbox, die mehr Aufwand bei Überprüfung verursacht als sie spart.
Auf einen Blick
2.
vollautomatischer, höchstfrequentierter Anfragekanal
3
Sprachen werden automatisch verarbeitet
6x schneller
Anfragenbearbeitung, gleiche Umwandlungsrate
Kunde
<p data-pasted="true">Yachting.com wurde 2006 gegründet und ist heute einer der grössten Yachtcharter-Anbieter Europas.</p><p>Das Unternehmen agiert hauptsächlich in der Ägäis, Adria und im übrigen Mittelmeer und bedient je Saison Tausende Kunden weltweit mit zehntausenden Booten.</p><p>Zudem bietet es ein breites Spektrum weiterer Services, von Segelkursen bis zur zertifizierten Kapitänsausbildung.</p>
Lösung
<p data-pasted="true">Wir entwickelten eine <a href="/de-ch/services/ai-data">agentische AI-Automatisierung</a>, die den Prozess für alternative Angebote von Anfang bis Ende übernimmt. Automatisiert ab Eingang der Anfrage im Webformular bis zu einem versandbereiten, personalisierten Angebot, das in der Warteschlange des Vertriebspartners liegt.</p><p>Die Lösung vereint eine Low-Code-Orchestrierungsschicht mit einem eigens entwickelten agentischen Suchdienst und ist eng in das bestehende <a href="/de-ch/technologies/salesforce">Salesforce</a> CRM und die Webtools von Yachting.com integriert, statt sie zu umgehen.</p><p><a href="/services/ai-data"></a></p><p><a href="/services/ai-data"></a></p>
<p>Statt eines monolithischen Bots haben wir die Lösung in <strong>zwei spezialisierte Schichten</strong> aufgeteilt, die jeweils eine Aufgabe effizient abdecken und über klare, sichere Schnittstellen kommunizieren. Eine <strong>Low-Code-Orchestrierungsschicht</strong> steuert Workflow, CRM-Logik und Sprachgenerierung, während ein <strong>kundenspezifischer agentischer Suchdienst</strong> die komplexe Aufgabe übernimmt, Kundenanfragen an einen großen, ständig wechselnden Bootskatalog abzugleichen. Beide Schichten sind eng in Salesforces CRM und Yachting.coms interne Plattform eingebunden, statt sie zu umgehen.</p>
Die Lösung umfasst
Copilot Studio Orchestrierungs-Agent
<p data-pasted="true">Bei jeder Übermittlung eines Webformulars löst der Agent aus, wandelt jede Anfrage in eine Salesforce-Verkaufschance, empfohlene Alternativen und ein PDF-Angebot um.</p><p><br></p>
Agentic Search Middleware
<p data-pasted="true">Ein KI-gestützter Suchdienst auf Azure, der Anfragedetails interpretiert und die besten alternativen Boote mit den Search- und Offer-APIs von yachting.com identifiziert.</p>
Automatisierte PDF-Angebotserstellung
<p>Marken-PDF-Angebote werden über die bestehenden Website-Systeme von yachting.com generiert und übernehmen das Erscheinungsbild manueller Verkaufsausgaben.</p>
Mehrsprachige E-Mail-Erstellung
<p>Sobald Alternativen und das Angebot bereitstehen, entwirft der Orchestrierungsagent eine personalisierte E-Mail in Tschechisch, Deutsch oder Englisch basierend auf der Anfrage-Sprache.</p>
Salesforce-Integration
<p>Die Salesforce-Chance wird automatisch mit der Entwurfs-E-Mail, dem PDF-Angebot und den ausgewählten Booten aktualisiert, sodass alle notwendigen Informationen für den Vertrieb an einem Ort bereitgestellt werden – zum Überprüfen und Versenden.</p>
Sichere API-Orchestrierung
<p data-pasted="true">Die agentengesteuerten Suchergebnisse werden sicher über eine API-Schicht an Copilot Studio zurückgegeben und gewährleisten eine saubere sowie erweiterbare Integration mit Azure-Diensten.</p>
Ergebnis
<p data-pasted="true">Die Lösung wurde erfolgreich produktiv implementiert und automatisiert vollumfänglich Yachting.coms <strong>zweitstärksten Anfragekanal</strong>. Was früher manuelle Katalogdurchläufe, Angebotserstellung im PDF-Format und E-Mail-Verfassung in der passenden Sprache erforderte, läuft jetzt automatisch ab, sobald ein Kunde ein nicht verfügbares Boot anfragt.</p><p>Vertriebsmitarbeitende erhalten in Salesforce fertige, prüffähige Pakete mit passenden Booten, generiertem Angebot und E-Mail-Entwurf. Sie prüfen, genehmigen und versenden. So verlagert sich ihre Zeit von repetitiver Suche und Dokumentenerstellung auf Abschlusstätigkeiten.</p><p>Die Daten zeigen den Erfolg: Die Bearbeitungszeit für unspezifische Anfragen verringerte sich <strong>von 18 auf 3 Minuten</strong>, eine sechsfache Beschleunigung, während die Abschlussquote (Anteil geschlossener Opportunities an allen erstellten) stabil blieb. Beim Volumen dieses Kanals bedeutet das täglich mehrere Stunden mehr Vertriebszeit ohne Qualitätseinbussen.</p>
Das Projekt half Yachting.com zudem
Freigesetzte Vertriebskapazitäten
<p>Vertreter investieren Zeit in den Abschluss, nicht in manuelle Suche und Dokumentenvorbereitung.</p>
Standardisierte Angebotsqualität
<p>Jedes alternative Angebot folgt demselben markenbezogenen, einheitlichen Format.</p>
Mehrsprachige Betreuung gesichert
<p>Automatisierte Bearbeitung von Anfragen auf Tschechisch, Deutsch und Englisch.</p>
Bestehende Technologieinvestitionen erhalten
<p>Aufbauend auf Salesforce und vorhandenen Web-Tools, nicht um sie herum.</p>
Entwicklung einer wiederverwendbaren agentenbasierten Grundlage
<p>Eine AI- und Datenarchitektur (Copilot Studio + Azure AI Foundry + MCP), die auf andere Anfragetypen und Kanäle erweiterbar ist.</p>
Über die Pilotphase hinaus: Ein Agent für Wachstum
Da der Agent bereits Wissen über das Geschäft von yachting.com besitzt, eine Live-Verbindung zu Salesforce hat und Zugriff auf den E-Mail-Client hat, könnte dieselbe Grundlage weit über den ursprünglichen Webformular-Anwendungsfall hinausgehen, um weitere dokumenten- und kommunikationsintensive Arbeitsabläufe zu automatisieren. Einige Richtungen, die bei yachting.com eine Erkundung wert sind:
- Eingehende E-Mails mit wichtigen Anhängen könnten automatisch erkannt, in Salesforce gespeichert oder an zuständige Drittparteien weitergeleitet werden.
- Bankbenachrichtigungs-E-Mails könnten automatisch gelesen und interpretiert werden, um entsprechende Zahlungstransaktionen in Salesforce zu erstellen.
- Skipper-Lizenzen, die von Kunden eingereicht werden, könnten aus eingehenden E-Mails extrahiert und direkt im CRM abgelegt werden, ohne manuelle Dateneingabe.
Jeder dieser Punkte würde die gleichen Kernbausteine wiederverwenden: Orchestrierung, CRM-Integration und Dokumenten-/Sprachverständnis. Genau das macht die Architektur über diese einzelne Automatisierung hinaus wertvoll: Es ist eine Plattform, auf der Vertriebs- und Operationsteams weiter aufbauen können.
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