ERP beschleunigt Unternehmensprozesse um bis zu 50 %, sagt Michal Fedorko

„Wenn die Finanzteams dem System nicht vertrauen, wird auch die Geschäftsführung ihm nicht vertrauen", sagt er in einem Interview für die Geschäftsplattform Roklen24. In dem Interview diskutiert er auch, wie ERP-Implementierungen heute funktionieren, warum Unternehmen oft ihre eigene digitale Transformation bremsen und was KI wirklich in die Praxis bringt.

Dank moderner ERP-Systeme können Unternehmen heute monatliche Finanzabschlüsse bis zu 50 % schneller abschließen. Was treibt diesen Wandel voran und welche Vorteile ergeben sich für das Top-Management?

Die Tatsache, dass Unternehmen ihren Monatsabschluss jetzt beispielsweise in sieben statt in fünfzehn Tagen abschließen können, bringt dem Top-Management einen enormen Vorteil. Sie erhalten früheren Zugang zu präzisen und konsolidierten Daten, was schnellere und fundiertere Entscheidungsfindung bedeutet. In einem dynamischen Umfeld ist die Fähigkeit, in Echtzeit zu reagieren, entscheidend.

Der Schlüssel für eine solche Transformation liegt in der richtigen Kombination aus Menschen, Prozessen und Technologie. Automatisierung kann die meisten routinemäßigen Schritte beschleunigen, aber echter Erfolg hängt davon ab, ob Menschen, insbesondere in Finanzteams, bereit sind, das neue System zu übernehmen, es effektiv zu nutzen und ihm zu vertrauen. Ohne ihr Vertrauen wird auch das Top-Management den Daten nicht vertrauen. Und ohne Vertrauen sind schnelle Daten nutzlos. Kurz gesagt: Technologie ermöglicht Veränderung, aber sie muss bei den Menschen beginnen.

ERP-Implementierungen dauerten früher Jahre. Heute ist ein sechsmonatiger Rollout realistisch. Was hat sich geändert und was müssen Unternehmen vorweisen, damit es funktioniert?

ERP-Implementierungen dauerten früher Jahre, jetzt können wir sie in nur sechs Monaten abschließen. Der Wandel liegt darin, dass anstatt das System an das Unternehmen anzupassen, sich Unternehmen jetzt an bewährte Best Practices ausrichten, die bereits in ERP-Systeme integriert sind. Dies beschleunigt den Prozess erheblich.

Zusätzlich hilft KI dabei, Geschäftsprozesse schneller zu analysieren und zu optimieren. Aber der wahre Schlüssel liegt in der Bereitschaft für Veränderungen und der Bereitschaft, sich an neue Arbeitsweisen anzupassen. Wir erleben dies aus erster Hand mit der laufenden Implementierung von SAP S/4HANA in unserer eigenen Organisation.

Was sind die häufigsten Barrieren für die Digitalisierung in tschechischen Unternehmen und wo verlieren sie am meisten Zeit und Geld?

Es gibt zwei große Barrieren für die Digitalisierung in tschechischen Unternehmen:

1. Die Widerwilligkeit, sich an die Standards moderner Systeme anzupassen. Diese Denkweise hindert sie daran, das volle Potenzial moderner Technologien zu erschließen.
2. Die Betrachtung der Digitalisierung als bloße Übertragung von Papierkram in einen Computer. Anstatt beispielsweise einen Prozess neu zu gestalten, wandeln sie einfach ein Formular in ein PDF um. Aber das löst nicht das grundlegende Problem: Ineffizienz und unnötige Schritte.

Was oft fehlt, ist der Mut, Prozesse zu überdenken und wirklich zu innovieren. Digitalisierung sollte darauf abzielen, die Arbeit zu vereinfachen und die Benutzererfahrung zu verbessern.

Echter Wert entsteht nur, wenn Technologie eine Veränderung der Denkweise vorantreibt und das Unternehmen bereit ist, seine Abläufe entsprechend anzupassen.

Wo hilft KI bereits in ERP-Systemen und welche Funktionen sind noch mehr Marketing als Realität?

KI hat bereits echte Auswirkungen in ERP-Systemen, hauptsächlich durch virtuelle Assistenten. Benutzer müssen nicht mehr wissen, wie sie durch das System navigieren. Sie können einfach in natürlicher Sprache fragen, z.B. „Wie waren die Verkäufe des letzten Monats?" und der Assistent zeigt die Daten an.

KI kann auch spezifische Aktionen durchführen, wie das Erstellen einer Bestellung oder eines Arbeitsvertrags, ebenfalls basierend auf einem einfachen Textbefehl. Dies vereinfacht die Arbeit erheblich, insbesondere für nicht-technische Benutzer.

Ein weiterer wertvoller Bereich ist die Datenanalyse und Prognose, beispielsweise die Vorhersage zukünftiger Nachfrage oder Lagerbestände. In vielen ERP-Systemen ist dies jetzt Standardfunktionalität.

Andererseits bleiben einige Funktionen hauptsächlich auf dem Papier oder in Marketingmaterialien. Beispielsweise ist ein vollständig sprachgesteuertes ERP ohne Anmeldedaten für die meisten Unternehmen noch keine Realität, aber es wird erwartet, dass es bald verfügbar sein wird.

Wie lange nach der ERP-Implementierung können Unternehmen mit einem ROI rechnen und wie kann der Erfolg objektiv gemessen werden?

Die Kapitalrendite bei ERP-Systemen liegt typischerweise zwischen drei und fünf Jahren. Die Messung ist jedoch nicht immer einfach, da viele Vorteile nicht strikt finanzieller Natur sind.
ERP verbessert interne Prozesse, reduziert Fehler und befreit Mitarbeiter von repetitiven Aufgaben, sodass sie sich auf strategischere Arbeit konzentrieren können. Das bedeutet nicht, die Mitarbeiterzahl zu reduzieren, sondern interne Talente besser zu nutzen.

Über den finanziellen ROI hinaus bringen moderne ERP-Systeme langfristigen Wert: größere Flexibilität, einfachere Geschäftsentwicklung und die Fähigkeit, Innovationen voranzutreiben. Legacy-Systeme halten Unternehmen oft zurück und behindern das Wachstum. Ein modernes cloudbasiertes ERP kann die digitale Transformation beschleunigen und die Wettbewerbsfähigkeit sowohl lokal als auch international stärken.

Wie gehen ERP-Systeme mit steigenden Cybersicherheits- und regulatorischen Anforderungen um, wie beispielsweise NIS2?

Cybersicherheit wird in ERP-Systemen zunehmend wichtiger, insbesondere da Unternehmen in die Cloud wechseln. In der Vergangenheit lag der Fokus oft nur auf der Leistung, aber heute ist der Datenschutz kritisch.

Große Cloud-Anbieter bieten jetzt robuste Sicherheitsmaßnahmen, die strengen Vorschriften entsprechen. Das größte Risiko bleibt jedoch der Benutzer – menschliche Fehler führen oft zu Datenlecks oder falschem Zugriffsmanagement.

Moderne ERP-Systeme helfen bereits dabei, diese Risiken zu mindern. Sie überwachen verdächtiges Benutzerverhalten, nutzen KI zur Erkennung ungewöhnlicher Aktivitäten und helfen dabei, potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren.

Bewegt sich die Zukunft von ERP in Richtung kompakter „All-in-One"-Lösungen oder modularer Plattformen mit externen Integrationen?

Wir glauben, dass die Zukunft von ERP in einer Kombination aus beidem liegt. Unternehmen benötigen ein starkes Kernsystem, insbesondere solche mit komplexen Fertigungs- oder Entwicklungsprozessen. Dieser Kern bietet eine solide Grundlage.

Gleichzeitig müssen Unternehmen oft spezialisierte Module für Kundenservice, E-Commerce oder andere Funktionen integrieren. Die ideale Konfiguration ist ein robuster All-in-One-Kern gepaart mit flexiblen modularen Erweiterungen, die alle Geschäftsanforderungen abdecken.

Wie unterscheidet sich ACTUM Digital von großen globalen SAP-Implementierungspartnern und warum wählen Unternehmen zunehmend lokale Partner?

Unternehmen wählen oft lokale Partner, weil sie ein Team vor Ort und Kommunikation in ihrer Muttersprache wünschen. In der Tschechischen Republik bleibt dies sehr wichtig. Lokale Partner verstehen auch tschechische Vorschriften, Steuersysteme und Marktbesonderheiten, etwas, was globale Akteure nicht immer vollständig abdecken.

Bei ACTUM Digital unterscheiden wir uns durch unseren Ansatz. Wir sind hochgradig anpassungsfähig an die Kultur, den Arbeitsstil und die Geschäftsanforderungen des Kunden. Wir versuchen nicht, unsere Prozesse aufzuzwingen, stattdessen werden wir Teil des Kundenteams. Das macht Change Management und Systemimplementierung viel reibungsloser, weil wir von innen heraus arbeiten.

Kunden schätzen diesen Ansatz, weil er bequemer und effektiver ist. Sie haben das Gefühl, dass wir sie wirklich verstehen und maßgeschneiderte Lösungen bieten, was bei großen globalen Unternehmen oft fehlt. Deshalb wählen sie uns als ihren Partner.

Das Interview wurde ursprünglich auf Roklen24 veröffentlicht (auf Tschechisch).